La noción más corriente de secretaria se corresponde con aquella persona que ejerce de filtro, gestora personal y mano derecha del superior de una organización o departamento. De esta manera, su labor es cumplir con las labores que su superior le encomiende, usualmente vinculadas con cuestiones administrativas, de trato con usuarios y visitas, y a veces de gestión de la agenda personal. En definitiva, todo lo que se aprende en un curso de secretaria.
En el caso de la secretaria resultan muy importantes las características que se relacionan con una buena organización y administración del tiempo, pues de su trabajo depende el máximo rendimiento del de una tercera persona, que resulta clave para el funcionamiento de la empresa
Hay que contemplar que, a diferencia de lo que comúnmente se piensa en la calle, la labor de una secretaria es muy compleja y conlleva una enorme responsabilidad, sobre todo si se trabaja para un cargo de jerarquía.
Asimismo, para el desempeño de esta ocupación se valora mucho la imagen. La asistente es la primera persona con la que un cliente tiene trato, y debe estar a la altura de una primera impresión. También, deben ser personas gratas y empáticas.
En general, un buen secretario tiene que ser una persona con amplios conocimientos de las herramientas ofimáticas, de actividades administrativas e inclusive de contabilidad. Suele ser clave el dominio de idiomas, en especial el inglés.
Más allá de lo expresado, las características a valorar variarán según la institución para la que preste sus funciones.
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